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Como converter um orçamento em fatura

O intervalo entre um orçamento aceite e uma fatura enviada é onde as pequenas empresas perdem dinheiro: uma linha que cai na reescrita, um desconto aplicado duas vezes, um adiantamento esquecido. A solução não é disciplina, é não reescrever de todo.

Como funciona

  1. 01

    Deixe a aceitação registada

    Recolha a assinatura do cliente no seu dispositivo para que a aceitação fique ligada ao documento em vez de viver numa troca de emails.

  2. 02

    Converta

    Transforme o orçamento aceite em fatura. Linhas, imposto, descontos, referências, campos personalizados e condições passam sem reescrita.

  3. 03

    Registe o que já foi pago

    Anote o adiantamento e eventuais pagamentos parciais na fatura para que o saldo em dívida esteja certo em vez de reconstruído depois.

TransitaLinhas, imposto, descontos, referências, condições
AceitaçãoAssinatura recolhida no seu dispositivo
PagamentosAdiantamentos e pagamentos parciais registados
SaídaPDF de várias páginas em três estilos

Porque reescrever é o passo caro

Cada reintrodução manual é uma oportunidade de perder uma linha, escrever mal um valor ou aplicar um desconto ao subtotal errado. Num orçamento grande, o erro ultrapassa muitas vezes a margem de um dia.

Quebra também a rastreabilidade. Se a fatura foi escrita de raiz, nada a liga ao que o cliente realmente aceitou, que é exatamente o que precisa quando um valor é contestado.

Manter os adiantamentos claros

Um adiantamento recebido na aceitação tem de reduzir o saldo final sem desaparecer do registo. Anotar adiantamentos e pagamentos parciais na fatura mantém corretos o histórico e o valor em dívida.

O Pro acrescenta histórico de pagamentos e relatórios, para que o padrão entre trabalhos se veja em vez de ser remontado a partir dos PDFs ao fim do mês.

O que o cliente recebe

Um PDF cuidado de várias páginas num de três estilos, com o seu logótipo e cores no Pro e sem o pequeno rodapé QuoteLocal.

Instruções de pagamento, condições, referências e campos personalizados aparecem tal como os configurou, por isso a fatura corresponde à forma como o seu negócio fatura mesmo.

Perguntas

Tenho de reescrever o orçamento?

Não. Um orçamento aceite converte-se em fatura mantendo linhas, tratamento fiscal e condições.

Posso alterar linhas depois de converter?

Sim. A fatura é editável se o âmbito mudou entre a aceitação e a conclusão.

Como são tratados os adiantamentos?

Registe o adiantamento na fatura para que o saldo reflita o que continua realmente em dívida.

O orçamento original é mantido?

Sim. O orçamento permanece como registo a par da fatura que originou.

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